Kênh ngoài đời thực có nhiệm vụ chính là dẫn nguồn nước từ nơi này đến nơi khác, từ ao hồ nhỏ hẹp đến đại dương rộng lớn. Kênh có nhiệm vụ kết nối. Kênh trong truyền thông nội bộ cũng mang nhiệm vụ tương tự, “dẫn” ý chí của ban lãnh đạo, nhà quản lý tới nhân viên các cấp. Các kênh này phải phù hợp với từng mục đích thì nhân sự mới có thể nắm bắt chính xác nhất nhiệm vụ của mình. OES sẽ cùng bạn chỉ ra Top 5 kênh truyền thông nội bộ phổ biến nhất năm 2021!
Xem thêm: Truyền thông nội bộ là gì? Có thực sự quan trọng đối với bản thân doanh nghiệp?
Kênh số 1 – Tạp chí nội bộ
Hầu hết các doanh nghiệp chú trọng công tác truyền thông nội bộ đều xây dựng cho mình ít nhất 1 tạp chí được xuất bản định kỳ. Đây là 1 kênh tương tác, kết nối phổ biến nhất giữa ban lãnh đạo và nhân sự các cấp.
Tạp chí nội bộ được xuất bản theo tuần, tháng hoặc quý, phụ thuộc vào kế hoạch riêng biệt của từng doanh nghiệp. Nội dung các bài viết được xây dựng từ các chủ đề đa dạng, phong phú như tin tức nội bộ ngành, cập nhật kiến thức chuyên môn hay các chương trình ưu đãi, minigame…. Ngoài ra, tạp chí nội bộ còn là nơi các nhân viên có thể đóng góp ý kiến, suy nghĩ của bản thân, góp phần giúp tổ chức khắc phục những điểm hạn chế và phát triển bền vững trong tương lai.
Đừng nhầm lẫn tạp chí nội bộ chỉ có thể là dạng giấy truyền thống mà thay vào đó, tạp chí điện tử, ebook, infographic… đang dần trở nên phổ biến hơn hết, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí đáng kể cũng như rút ngắn thời gian truyền đạt tới nhân viên.
Kênh số 2 – Mạng truyền thông nội bộ
Hay còn được biết đến dưới cái tên “mạng xã hội doanh nghiệp”, kênh truyền thông nội bộ này đang được sử dụng ngày càng nhiều với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp có 1 “hệ sinh thái” riêng biệt. Mạng truyền thông nội bộ có thể:
- Truyền tải thông tin tới đúng đối tượng, ở đây là các thành viên trong tổ chức. Tỷ lệ tiếp cận thông tin cũng như tần suất tiếp cận được nâng cao rõ rệt.
- Thông tin được truyền tải dưới nhiều định dạng hấp dẫn như văn bản, video, infographic, hình ảnh…. Các định dạng này được ứng dụng linh hoạt cho từng chiến dịch cụ thể, từ phổ biến quy định, nội quy, tuyển dụng nội bộ đến các buổi team-building, year-end-party…..
- Tăng tỷ lệ tương tác và sự gắn kết giữa lãnh đạo và nhân sự các cấp, giữa bộ phận với bộ phận cũng như giữa các nhân viên với nhau trong doanh nghiệp.
- Truyền tải ý chí của người lãnh đạo và văn hóa doanh nghiệp một cách đậm nét, nhất quán. Sự nhất quán là điều quan trọng khi truyền tải bất kỳ ý chí nào của ban lãnh đạo tới hệ thống nhân sự. Bởi chỉ cần 1 sai sót, nhầm lẫn nhỏ cũng sẽ dẫn tới hậu quả khó lường cho toàn tổ chức.
Kênh số 3 – Radio nội bộ
Đừng cho rằng radio là lỗi thời bởi radio có thể truyền đạt thông tin cực kỳ hiệu quả! Nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô từ 100 người trở lên mà chưa có bất kỳ kênh radio nội bộ nào thì đây chính là 1 thiếu sót rất to lớn của bộ phận truyền thông nội bộ.
Khẳng định như vậy bởi, radio là kênh truyền thông nội bộ thích hợp nhất để truyền đạt những chỉ đạo nóng từ ban lãnh đạo hay những bản tin kinh doanh, sự kiện quan trọng trong tuần của tổ chức. Đây cũng là nơi phù hợp để chia sẻ những câu chuyện tạo động lực thúc đẩy tinh thần của nhân viên hay nói về những xu hướng mới của thị trường…. Ngoài ra, có thể tận dụng radio phát các bài nhạc chào ngày mới hay giữa giờ nghỉ giải lao, nhắc nhở nhân viên giữ gìn sức khỏe trong thời điểm dịch bệnh có những diễn biến phức tạp…. Những điều này tuy nhỏ nhặt nhưng có thể mang lại hiệu quả bất ngờ, tinh thần của nhân viên lên cao đồng nghĩa năng suất lao động cũng được cải thiện đáng kể.
Theo đánh giá khách quan, tỷ lệ tiếp cận thông tin của kênh radio nội bộ luôn đạt tỷ lệ tiếp cận > 90%, chỉ loại trừ những cá nhân vắng mặt. Tần suất phát sóng sẽ tùy thuộc vào từng chủ đề, chiến dịch truyền thông cũng như mức độ quan trọng của thông tin cần truyền tải.
Xem thêm: Truyền thông nội bộ và Đào tạo nhân sự – Mối quan hệ không tưởng
Kênh số 4 – Email nội bộ
Thực tế khuyến khích mỗi doanh nghiệp đều nên có hệ thống email nội bộ để có thể truyền đạt thông tin kịp thời trên quy mô lớn. Không bị phụ thuộc vào sự có mặt của mỗi cá nhân tại văn phòng như kênh radio, kênh truyền thông nội bộ qua email giúp ban lãnh đạo tiếp cận được tới từng bộ phận, từng nhân viên cụ thể, đảm bảo họ nhận được thông tin mình cần truyền đạt.
Tỷ lệ truyền tin của kênh này khá cao, nội dung chủ yếu thuộc các chủ đề liên quan đến công việc như:
- Ban hành chính sách, quy trình, quy định mới của công ty.
- Các thông tin về lương thưởng, nhân sự nội bộ, giao – nhận việc….
- Các chương trình sinh hoạt trong nội bộ tổ chức: team building, họp nội bộ….
Tuy nhiên, vấn đề bất cập lớn nhất về hiệu quả truyền thông mà kênh email gặp phải là khó thống kê tỷ lệ mở email nếu không có hệ thống tracking số lượt mở/lượt click trong email đã gửi.
Kênh số 5 – Các buổi họp nội bộ định kỳ
Các buổi họp định kỳ thường phục vụ mục đích truyền thông những thông tin quan trọng từ ban lãnh đạo đến quản lý cấp cao và cấp trung. Sau đó, quản lý các cấp này sẽ là người phổ biến thông tin đó tới nhân sự dưới quyền mình phụ trách.
Các buổi họp định kỳ cần được diễn ra hàng tuần để kịp thời đánh giá các công việc đang triển khai hoặc sắp xếp các cuộc họp đột xuất khi có các chỉ đạo nóng từ cấp trên. Trong trường hợp các phòng ban phân tán, có thể sử dụng phương pháp họp trực tuyến để thuận tiện hơn cho tất cả mọi người.
Về mặt hiệu quả truyền thông, kênh truyền thông nội bộ qua các buổi họp định kỳ kém hiệu quả đối với những chỉ đạo nóng cần phổ biến trên quy mô rộng rãi, thông tin có thể thiếu nhất quán, “tam sao thất bản” khi truyền đạt qua nhiều cấp. Kênh này chỉ nên áp dụng đối với các thông tin quan trọng, mang tính chiến lược và đối tượng tiếp nhận là quản lý các cấp.
Để đạt hiệu quả truyền thông nội bộ cao nhất, ban lãnh đạo cũng như bộ phận chuyên trách cần áp dụng linh hoạt các kênh trên sao cho thật phù hợp với mục đích của từng giai đoạn, từng đối tượng, từng thông tin cần được truyền tải. Nói đơn giản, không thể dùng kênh radio để thông báo về những thông tin mang tính chiến lược của doanh nghiệp hay dùng tạp chí nội bộ để truyền thông về những chỉ đạo nóng. Do đó, hãy cân nhắc thật kỹ để đạt được hiệu quả cao nhất!
Chia sẻ từ OES – Công ty CP Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam.
No comments:
Post a Comment