5 bước làm chủ quy trình số hóa tài liệu

 Áp dụng công nghệ số hóa trong việc lưu trữ tài liệu giúp doanh nghiệp giải phóng được một lượng không nhỏ nguồn lực của mình về chi phí in ấn, lưu trữ cũng như rủi ro thất thoát, bảo mật tài liệu. Chỉ với 5 bước sau, quy trình số hóa tài liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Tại sao cần số hóa tài liệu?

Số hóa tài liệu hiện đang là phương pháp tối ưu nhất để lưu trữ dữ liệu trong thời đại công nghệ số 4.0 bùng nổ. Phương pháp này giúp giảm chi phí in ấn, khu vực lưu trữ, bảo quản, rủi ro khách quan trong quá trình lưu trữ như nấm mốc, cháy nổ hay thậm chí là độ mục nát của giấy tờ theo thời gian. Ngoài ra, số hóa tài liệu cũng giúp việc truy xuất và quản lý dữ liệu đơn giản, dễ dàng hơn so với tài liệu giấy.

5 bước làm chủ quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Bước 1: Thu thập tài liệu cần số hóa

Trên thực tế, không một doanh nghiệp nào thực hiện việc số hóa kho tài liệu trong một lần vì khối lượng tài liệu luôn dao động trong khoảng vừa đến rất lớn, tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực hoạt động. Việc số hóa lượng lớn trong cùng một lần sẽ khiến tài liệu được số hóa không chuẩn chỉnh, ảnh hưởng đến chất lượng lưu trữ. Ngoài ra, tiêu chuẩn để số hóa cũng tùy thuộc vào mục tiêu của từng chủ sở hữu mà các dịch vụ scan sẽ thay đổi theo. 

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Gồm 2 việc sau:

• Lấy tài liệu khỏi bìa cứng, trải phẳng.

• Phân loại tài liệu, tách riêng những tài liệu rách, hư hỏng cần phục chế để phù hợp với các kỹ thuật scan khác nhau. Ví dụ, kỹ thuật scan từng tờ đối với hồ sơ lưu trữ thông thường, bookscan đối với tài liệu lưu trữ dạng đóng quyển.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Tiến hành scan và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file và điều chỉnh định dạng phù hợp, đóng và ghim lại theo trật tự tổ chức tài liệu ban đầu, tạo siêu dữ liệu (Metadata - cung cấp thông tin cho phép người quản lý và dùng tin hiểu rõ hơn về bản chất của dữ liệu mà họ đang có hoặc những thông tin khác liên quan như kích thước cơ bản của cơ sở dữ liệu, danh mục nghiệp vụ của những loại dữ liệu khác nhau).

Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình số hóa tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng số hóa. Danh mục tài liệu được lập và gắn vào tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata, tài liệu cũng được đặt định dạng theo lựa chọn định trước.

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Tài liệu trước khi chính thức được hoàn thành số hóa cần được kiểm tra kỹ về chất lượng để đảm bảo không tồn tại những lỗi kỹ thuật không đúng theo yêu cầu và vi phạm quy chuẩn số hóa.

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu lưu trữ sau khi số hóa

Sau khi hoàn tất quá trình số hóa, tài liệu gốc sẽ được bàn giao lại cho doanh nghiệp theo yêu cầu bảo mật. Mặt khác, toàn bộ tài liệu sau khi được số hóa cũng phải được kết xuất và lưu trữ trong hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp.

Cần lưu ý gì khi số hóa tài liệu?

Để việc số hóa tài liệu đạt được hiệu quả cao nhất, người thực hiện số hóa cần lưu ý những điểm sau:

• Tài liệu tiến hành số hóa thuộc loại tài liệu gì?

• Mục đích chính của việc số hóa tài liệu? (truy cập, tăng doanh thu….)

• Định mức số hóa tài liệu trong bao lâu?

• Kích thước và chất lượng scan như thế nào? 

• Loại định dạng khi kết xuất tài liệu đã được số hóa?

• Ngân sách cho việc số hóa tài liệu?

Quy trình số hóa bài giảng có gì khác biệt?

Khác với số hóa tài liệu lưu trữ thường chỉ sử dụng kỹ thuật scan từ giấy tờ sang định dạng tĩnh như PDF, WORD….. số hóa bài giảng phong phú, đa dạng hơn về hình thức định dạng sau quá trình chuyển đổi. Kiến thức sẽ được lưu trữ và trình bày dưới nhiều dạng như stock video, hoạt họa animation, infographic hay gamification. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc truyền tải kiến thức đào tạo đến nhân sự thay vì các phương pháp truyền thống đơn điệu, đồng thời vẫn giữ được đúng mục đích truyền tải của bài giảng trên nền tảng trực tuyến.

Xem thêm: Số hóa tài liệu e-Learning trong 4 bước

Kết

Với 5 bước trên, bạn hoàn toàn có thể tự mình làm chủ quy trình số hóa tài liệu mà không lo gặp phải trở ngại gì lớn. Tuy vậy, đối với số hóa bài giảng đào tạo nội bộ nhân sự của doanh nghiệp, bạn cần một đội ngũ có bề dày kinh nghiệm để đảm bảo chất lượng về cả nội dung, hình thức truyền tải đến người học cũng như tính bảo mật cao.  Để tìm hiểu về quy trình số hóa bài giảng chuyên nghiệp, liên hệ OES - Công ty CP Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam.