Kể từ cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ mạnh mẽ trên phạm vi toàn thế giới, ngành lưu trữ cũng được khoác lên mình một diện mạo mới, chuyển đổi lưu trữ từ phương pháp truyền thống đầy bất cập sang các nền tảng công nghệ số, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối ưu trong hoạt động lưu trữ về cả chất và lượng.
Số hóa tài liệu được hiểu là gì?
"Số hóa là sự tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào cuộc sống hàng ngày bằng cách số hóa mọi thứ có thể được số hóa."
Hiểu đơn giản hơn, bản chất của số hóa tài liệu là việc chuyển đổi các tài liệu, dữ liệu từ dạng truyền thống (văn bản giấy, hình ảnh....) thành dạng tài liệu số (dữ liệu số hóa dạng chữ, video, hình ảnh, âm thanh...) mà máy tính có thể nhận biết và đọc được.
Lợi ích gì từ việc số hóa tài liệu?
Tiết kiệm nguồn lực
Chuyển đổi tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng số giúp tiết kiệm 100% chi phí in ấn, lưu trữ và bảo quản. Mặt khác, phương pháp này cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được diện tích và không gian cần thiết hơn so với việc lưu trữ tài liệu truyền thống, đồng thời đảm bảo tài liệu không bị hư hại, mất mát... trong quá trình lưu trữ, ngay cả đối với một số nguyên nhân khách quan như tốc độ hao mòn của giấy, thời tiết ẩm mốc.....
Đảm bảo an toàn cho dữ liệu
Ngoài việc đảm bảo tài liệu được lưu trữ an toàn ở một máy chủ trung tâm, tránh được tình trạng bị đánh cắp hoặc mất mát, hư hỏng khi lưu trữ, việc số hóa tài liệu còn giúp doanh nghiệp tăng cường an ninh khi truy cập dữ liệu. Bộ phận lưu trữ có thể thiết lập yêu cầu quyền truy xuất đối với người dùng, qua đó có thể kiểm soát được thời gian và thông tin dữ liệu được truy xuất. Đây cũng là một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc số hóa tài liệu mang lại cho doanh nghiệp
Mặt khác, việc phục hồi trạng thái lưu trữ của tài liệu ở định dạng số cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Số hóa tài liệu cho phép các repository (repo) hay các kho hỗ trợ chứa tập hợp mã nguồn của các dữ liệu chia sẻ lên đám mây và hệ thống quản lý dữ liệu của cá nhân, qua đó giúp lưu trữ và phục hồi dễ dàng khi xảy ra sự cố.
Số hóa tài liệu đào tạo là gì và lợi ích đối với doanh nghiệp?
Không nằm ngoài xu hướng "số hóa mọi thứ có thể được số hóa", số hóa nội dung đang là một giải pháp mang tính tối ưu về cả chi phí và chất lượng cho hoạt động đào tạo của doanh nghiệp.
Cắt giảm chi phí và thời gian đào tạo
Khác với hình thức truyền thống cần quá nhiều chi phí cho việc mở lớp như in ấn, lương giảng viên, địa điểm tổ chức, trang thiết bị, cơ sở vật chất..... Đào tạo sử dụng nội dung được số hóa là một bước ngoặt giúp doanh nghiệp giải quyết được hầu hết các vấn đề này một cách tối ưu nhất. Doanh nghiệp sẽ chỉ phải trả phí cho 1 lần cho việc xây dựng hệ thống nội dung bài giảng với lượng truy cập không giới hạn.
Phương thức này cũng giúp doanh nghiệp đạt được sự đồng bộ và quy chuẩn hóa chương trình đào tạo của mình, không phụ thuộc vào các yếu tố khách quan và chủ quan nằm ngoài tầm kiểm soát như tâm lý của giảng viên, thời tiết...
Dễ dàng kiểm soát tiến trình và đánh giá hiệu quả đào tạo
Quy mô càng lớn khiến việc tổ chức, quản lý cũng như đánh giá hiệu quả đào tạo trở nên phức tạp. Việc số hóa nội dung giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tiến trình học tập của từng học viên dựa trên ghi nhận của hệ thống, qua đó có thể đưa ra những đánh giá chính xác nhất về năng lực, trình độ và khả năng tiếp thu của từng người. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể tiến hành điều chỉnh bài giảng để phù hợp hơn với nhu cầu của học viên hay phù hợp hơn đối với từng phòng ban khác nhau.
Rõ ràng, xu hướng số hóa tài liệu đang có tác động rất tích cực đến các doanh nghiệp khi hỗ trợ họ tối ưu nguồn lực hiệu quả, trong đó có hoạt động đào tạo nội bộ. Để đạt được hiệu quả cao nhất khi ứng dụng số hóa trong đào tạo, liên hệ OES - Công ty CP Dịch vụ Đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam để nhận tư vấn.
Xem thêm: Số hóa tài liệu ngành giáo dục trong thế kỷ 21
No comments:
Post a Comment